Hazırlık Kılavuzu

  1.  Başvuru


1.1. E-Fatura Kullanımı İçin Başvuru

Uygulamadan yararlanmak isteyen tüzel kişi veya gerçek kişi mükelleflerin aşağıdaki belgeleri Başkanlığın “İlkadım Cad. 06450 Dikmen/ ANKARA” adresine göndermeleri gerekmektedir.

1.1.1.Tüzel kişiler

 

  • Yetkili kişi veya kişiler tarafından imzalanmış EK_1_BasvuruFormu,

  • Yetkili kişi veya kişiler tarafından imzalanmış EK_2_Taahütname,

  • Şirket kuruluş sözleşmesi Ticaret Sicil Gazetesinde 1/10/2003 tarihinden önce yayımlanmış ise ilgili ticaret sicil gazetesinin noter onaylı örneği veya aslının getirilmesi halinde Başkanlıkça onaylanmak üzere fotokopisi, (Sonradan unvan değişikliği yapılması halinde en son unvanın ilan edildiği ticaret sicil gazetesinin noter onaylı örneği veya aslının getirilmesi halinde Başkanlıkça onaylanmak üzere fotokopisi),

  • Başvuru formuna tüzel kişi mükelleflerin adına imza atan kişi veya kişilerin yetkili olduğunu gösteren noter onaylı imza sirküleri örneği veya aslının getirilmesi halinde Başkanlıkça onaylanmak üzere fotokopisi.

1.1.2. Gerçek Kişiler

 

  • Yetkili kişi veya kişiler tarafından imzalanmış EK_1_BasvuruFormu,

  • Yetkili kişi veya kişiler tarafından imzalanmış EK_2_Taahütname,

  • Uygulama nitelikli elektronik sertifika ile kullanılmak isteniyorsa mükellefin nitelikli elektronik sertifikaya sahip olunduğunu ifade eden yazılı beyanı,

• Başvuru formuna imza atan kişinin yetkili olduğunu gösteren noter onaylı imza sirküleri veya aslının getirilmesi halinde Başkanlıkça onaylanmak üzere fotokopisi.

 

Önemli Not : Gelirler İdaresi Başkanlığınca E-Fatura uygulamasına yapılan başvurunun onaylanması durumunda ilgili firmalar aşağıdaki sayfada yayınlanacaktır.

http://www.efatura.gov.tr/web/guest/9

 

1.2. Mali Mühür Temini

Başvurusu uygun bulunan tüzel kişilere,

  • Kullanıcı hesaplarının tanımlandığı ve uygulama bünyesinde kullanmak zorunda oldukları Mali Mühür sertifikalarını TÜBİTAK-UEKAE Kamu Sertifikasyon Merkezinden temini işlemlerine başlayabilecekleri bilgisi verilir.

  • Bedeli KAMU SM (Sertifikasyon Merkezin) hesabına yatırılan sertifikalar KAMU SM tarafından başvuru sahibi tüzel kişilere teslim edilir.

  • Başkanlık tarafından yapılan değerlendirme sonrasında başvuruları uygun bulunan tüzel kişi mükelleflerden Mali Mühürlerinin temini işlemlerini yerine getirenlerin kullanıcı hesapları Başkanlıkça tanımlanarak aktive edilir.

  • “Elektronik mali mühür sipariş formu”ndaki sorulara; “Akıllı Kart” ve “USB” seçenekleri tavsiyemizdir.

Önemli Not : E-Fatura sistemini Özel Entegratör aracılığı ile kullanmak isteyen mükellefler faturalarını kendi mali mühürleri veya Özel Entegratör’ün mali mührü ile imzalayabilirler. Ancak mükellef Özel Entegratör’ün mali mührünü kullanmaya karar verse de TÜBİTAK’tan kendi mali mührünü temin etmek zorundadır. Özel Entegratör, hizmet vereceği mükelleflere ilişkin bilgileri Maliye Bakanlığı’na iletirken ilgili dosyayı mükellefin mali mührü ve kendi mali mührü ile imzalamalıdır (Bu sayede Maliye Bakanlığı mükellefin ilgili Özel Entegratör ile çalışmak için resmi olarak onay verdiğini anlayacaktır).

    1.  Özel Entegratör Aracılığı ile Başvuru

Mali mührünü ürettiren mükellefler, Başkanlıktan özel entegrasyon izni almış kurumlara başvuru yaparak uygulamaya dahil olabilirler. Başkanlıktan özel entegrasyon izni alan kurumlarhttp://www.efatura.gov.tr/web/guest/ozel-entegrasyon-izni internet adresinden yayınlanacaktır.

 

Uygulamayı e-fatura portalı ile veya entegrasyon yöntemiyle kullanan mükellefler, istemeleri halinde özel entegrasyon izni alan kurumlara başvuru yaparak bu kurumların sistemleri üzerinden e-fatura gönderip alabilirler.

E-Fatura uygulamasına kayıtlı mükelleflerin, e-fatura uygulamasını özel entegratör aracılığıyla kullanması ile ilgili açıklamalara e-fatura Uygulaması EK_3_Ozel_Entegrasyon_Kilavuzu’nda yer verilmiştir.

 

Önemli Not : Mükellefler E-Fatura kullanımına başvururken (Bkz. 1.a.), Özel Entegratör ismi vermek zorunda değildir.

 

    1.  Elektronik Ortamdan Başvuru

Sistemi özel entegrasyon aracılığı kullanmak için artık başvurunuzu GİB’in elektronik başvuru sisteminden de yapabilirsiniz. Elektronik başvuru süreci ve başvuru adımları için aşağıdaki dokümanlardan bilgi edinebilirsiniz.

 

EK_10_EFatura_Uygulamasi_Elektronik_Basvuru_Klavuzu.pdf

EK_11_ElektronikBasvuruRehberi.pdf

    1.  Neden Özel Entegrasyon?

E-Fatura gönderme ve alma işlemlerini bilgi işlem sistemlerinin entegrasyonu ile yönetmek isteyenler için bakanlıkça iki farklı alternatif sunulmaktadır. Bunlardan biri “Özel Entegrasyon” diğeri ise “Doğrudan Entegrasyon”dur. Bu iki yöntemi karşılaştırırsak “Özel Entegrasyon”un fark yaratan özelliklerini aşağıdaki gibi sıralayabiliriz;

 

  1. Uygun Maliyet : Senelik bakım gideri oldukça düşüktür ve doküman başına ücretlendirme kullanım volümünüze göre ücretlendirilir. Bu sayede sistemin kullanıma geçeceği ilk dönemlerde kullanım oranı nispeten düşük olduğundan yüksek bedeller ödemek durumunda kalmazsınız.

Ana sürecin (çevrim, fatura ve yanıt gönderme/alma, imzalama, arşive gönderme vb.) çalışmasını sağlayan her türlü yazılım ve donanıma ilişkin bakım çalışmaları Özel Entegratör firma tarafından üstlenilir. Bu sayede sistemi yönetmek için ekstra maliyet ve işgücüne ihtiyacınız olmaz.

  1. Hızlı Başlangıç : Doğrudan entegrasyon seçilmesi halinde mükelleflerin uygun yazılımı seçmesinden sonra kendi taraflarında bir uyarlama zamanına, maliye bakanlığı tarafında ise uzun test süreçlerine ihtiyaçları vardır. Özel entegrasyon çözümünde ise sadece MEGA e-Fatura modülünden üretilen dosyaların entegratöre gönderilmesi yeterli olacaktır.

  2. Düşük Risk : E-Fatura çalışmalarında mükellefin Maliye Bakanlığı nezdindeki posta kutusunun 7/24 çalışabilir durumda olma zorunluluğu vardır. Sistemde herhangi bir aksaklık olması halinde tüm sorumluluk mükellefte olacaktır. Özel entegrasyon tercih edilmesi halinde posta kutusunun 7/24 çalışır halde bulunması görevi özel entegratöründür.

  3. Zamanında ve Hızlı Güncelleme : Maliye Bakanlığı’nın E-Fatura formatı üzerinde önümüzdeki dönemde yapacağı revizyonlar için mükelleflerin yine bakanlık tarafından verilecek zaman içerisinde yazılımlarını güncellemeleri ve bakanlıkla testlerini tamamlamaları gerekecektir. Özel entegratör kullanmaları durumunda ise eğer kaynak dosyada bir değişiklik yapılması gerekmiyorsa, yapılacak güncelleme ve testler ile ilgili mükellefin herhangi bir ilgisi ve sorumluluğu olmayacaktır.

  4. Hızlı Destek Hizmetleri : Doğrudan entegrasyon durumunda her türlü destek ihtiyacı halinde mükellefin muhatabı sayıca oldukça fazla mükellef ile ilgilenen Maliye Bakanlığı olacaktır. Özel entegrasyon seçilmesi halinde ise benzer ihtiyaçlar için yetişmiş ve tecrübeli özel entegratör müşteri destek birimi kullanılabilcektir.

  5. Kullanım ve Erişim Kolaylığı : Doğrudan entegrasyon durumunda sadece firma lokasyonundan E-fatura işlemlerini yapmak mümkün olurken, Entegratör’ün web tabanlı E-Fatura çözümünü internet erişimi olan her noktadan kullanmak mümkündür.

 

 

  1.  Entegrasyon Hazırlıkları

2.1. Kapsam

Entegratör’den alınacak hizmetin kapsamına karar verilmesi,

  1. Özel Entegrasyon,

    1. E-Fatura oluşturma, doğrulama, gönderme ve sistem/uygulama yanıtlarının yönetimi.

  2. Saklama (10 yıl süre ile arşiveleme).

    1.  Mali Mühür Kullanımı

Kullanılacak Mali Mühür’e karar verilmesi,

  1. Özel Entegratör’ün Mali Mührü

  2. Mükellefin Mali Mührü.

    1.  İş Akışı

E-Fatura sürecine yönelik temel adımların ve bilgi işlem sistemleri arasındaki görev dağılımının belirlenmesi,

 


Şekil 1 – E-Fatura Süreci

  1. Temel Fatura Senaryosu (1-5 arasındaki adımlar)

    1. Fatura dosyasının gönderilmesi (1),

      1. MEGA e-Fatura modülü, e-Fatura olarak belirlenen faturalardan, Entegratör formatına çevrimi yapacak, Olası “Hatalı – Eksik Faturalar Listesi” ve “Gönderime hazır Faturalar Listesi” oluşturulacaktır,

      2. Listeler incelenip, gerekli düzenlemeler yapıldıktan sonra, Entegratör’ün Server’ine gönderim-yükleme yapılacaktır,

    2. Fatura dosyasının alınması (2),

      1. Satın alma Faturaları, MEGA e-Fatura modülü tarafından, Entegratör’ün Server’inden indirilecektir,

      2. “Stok kodları eşlenmesi sorunu” olacağından, Alım faturaları arşivlenerek, sadece listelenebilecektir.

    3. Sistem yanıtlarının yönetilmesi (3,4,5),

      1. Faturalar ile ilgili sistem yanıtları Entegratör’ün web arayüzü üzerinden izlenebilecektir. MEGA e-Fatura modülünden izlenmesi de sağlanacaktır.

 

  1. Ticari Fatura Senaryosu (1-10 arasındaki adımlar)

    1. Bkz. a. Temel Fatura Senaryosu ( 1 – 5 adımları ),

    2. Uygulama yanıtının gönderilmesi (6),

      1. MEGA modülü tarafından uygulama yanıtı hazırlanacak,

 

Önemli Not : Bilgi işlem sistemleri üzerinden uygulama yanıtı göndermek istemeyen mükellefler için, Entegratör web arayüzüne uygulama yanıtı oluşturma ve gönderme fonksiyonu eklenecektir.

 

      1. Entegratör’ün Server’ine gönderim-yükleme yapılacaktır

    1. Uygulama yanıtının alınması (7),

      1. Karşı tarafın uygulama yanıtı (Cevabı) ,

      2. Entegratör’ün Server’inden indirilecektir

    2. Sistem yanıtlarının yönetilmesi (8,9,10),

      1. Faturalar ile ilgili sistem yanıtları Entegratör’ün web arayüzü üzerinden izlenebilecektir. MEGA e-Fatura modülünden izlenmesi de sağlanacaktır.

    1.  İletişim Kanalı

Dosya gönderimi ve alımı için MEGA e-Fatura modülü, Entegratör tarafından kuralları belirlenmiş FTP, Web servisi ... ve benzeri yöntemler kullanarak entegrasyon sağlayacaktır.

Ayrıca kullanıcılar, Entegratör firmanın kendilerine vereceği Kullanıcı adı ve şifre ile, Entegratör Server’ine bağlanmak suretiyle “Web arayüzü” kullanarak, Fatura gönderim-alım-cevaplar trafiğini takip edebileceklerdir.

 

 

 

 

 

Kaynakça ve dip not:

 

Bu doküman, ilgili yasa ve e-Fatura portalındaki (e-fatura.gov.tr) dokümanlar incelenerek MEGA YAZILIM tarafından hazırlanmıştır.

 

Bu doküman tamamen yoruma dayanmaktadır ve YASAL hiçbir bağlayıcılığı yoktur. Kendi süreçleriniz için lütfen Yasa ve tebliğleri son hallerini takip ederek ve kendi Müşavirlerinize danışarak firmanıza özel yorum ve buna bağlı müracaatlarda bulununuz.